基本的にビジネスメールは「直接会って話すまでもない用件」「電話をかけるほどでもない用件」「時間があるときで良いので見ておいて欲しい用件」「お知らせしたという履歴を残したい」「言葉だけの説明では難しい」「ファイルを渡したい」というようなときに利用するものです。

会って話すべき要件を「話しにくい相手だからメールだけで済ませよう」というような仕事をしないようにしましょう。

また、急を要する用件をメールだけで済ませるのは危険です。

至急お知らせしたい、といった時にどうしてもメールを送る必要があるのであれば、メールを送信した後、すぐに電話で「今送ったメールの件ですが・・・」という電話を入れるべきです。

お詫びやお礼など、顔を会わせて誠実さを見せる必要があるようなときに、メールだけで済ませるのは相手に失礼になりますし、ビジネス上も得策ではないでしょう。

メールだけで良い程度のことなのかどうか、しっかりと判断した上で使用しましょう。

それから当然、絵文字や顔文字を使うなんていうことは厳禁です。

「それでは明日伺わせていただきます(^^)／」なんて書こうものなら、あなたのビジネスマンとしての信用は地に落ちることでしょう。

たとえプライベートでの友達であっても、仕事でメールを使うときは頭を切り替えてビジネスメールの基本に従いましょう。

もしかすると、相手の社内で、関係者に転送されるかもしれないのですから、友達気分でメールを書くようなことはやめておいた方が得策です。

なお、メールには「テキスト形式」と「HTML形式」がありますが、ビジネスメールは基本的に「テキスト形式」を使用するべきです。

「HTML形式」は色をつけることができたりしますが、会社によってはウイルス対策などでHTMLメールを禁止にしているところもありますし、メーラーソフトによっては文字化けしてしまう可能性もあるからです。

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