ビジネスメールは要件を簡潔に書くことがポイントです。

手紙であれば書き出しは「拝啓　新緑の美しい季節となりましたが、○○様におかれましては・・・」などという風になるのでしょうが、ビジネスメールは心を込めて書く手紙とはことなりますので、このような時候の挨拶などは不要です。

まず書き出しは「△△株式会社　○○様」とか、「○○管理委員　各位」とか、このメールで用件を伝えたい相手を明確にしましょう。

ＣＣで他の関係者にもメールを見てもらう場合は、

TO：○○様

CC：△△様

というような書き方で、主として読んで欲しい相手と、参考までに見ておいてという相手を明示しましょう。

挨拶も失礼にならない程度に簡単で良いです。

「いつもお世話になっております、株式会社ＸＸの○○です。」という程度で十分です。

また、複数の用件をごちゃごちゃと書き綴るのは良くない書き方です。

相手に理解されなかったり、見落とされたりする可能性があります。

複数の用件は箇条書きにするか、それでもゴチャゴチャする場合は、別のメールに分けるなど、相手を混乱させない工夫をしましょう。

どうしても長文になってしまう用件であれば、「少し長文になってしまいますが、重要な点ですので書かせていただきます」などと、エクスキューズをつけておくと良いでしょう。

最後に添付ファイルについて。

メールにファイルを添付して送る場合は、ファイルの容量に気を使いましょう。

会社によっては1通のメールごとに容量制限がされていて、エラーになってメールが届かない場合があります。

容量が多い場合や、複数のファイルを送る場合は、zip形式などに圧縮して送りましょう。

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