ビジネスメールのマナーと常識

ビジネスで書くメールは、私用のメールとは違うマナーや常識があります。ここでは基本的なビジネスメールのマナーと常識をご紹介します。

ビジネスメールの基本とマナー

基本的にビジネスメールは「直接会って話すまでもない用件」「電話をかけるほどでもない用件」「時間があるときで良いので見ておいて欲しい用件」「お知らせしたという履歴を残したい」「言葉だけの説明では難しい」「ファイルを渡したい」というようなときに利用するものです。

会って話すべき要件を「話しにくい相手だからメールだけで済ませよう」というような仕事をしないようにしましょう。

また、急を要する用件をメールだけで済ませるのは危険です。

至急お知らせしたい、といった時にどうしてもメールを送る必要があるのであれば、メールを送信した後、すぐに電話で「今送ったメールの件ですが・・・」という電話を入れるべきです。

お詫びやお礼など、顔を会わせて誠実さを見せる必要があるようなときに、メールだけで済ませるのは相手に失礼になりますし、ビジネス上も得策ではないでしょう。

メールだけで良い程度のことなのかどうか、しっかりと判断した上で使用しましょう。

それから当然、絵文字や顔文字を使うなんていうことは厳禁です。

「それでは明日伺わせていただきます(^^)／」なんて書こうものなら、あなたのビジネスマンとしての信用は地に落ちることでしょう。

たとえプライベートでの友達であっても、仕事でメールを使うときは頭を切り替えてビジネスメールの基本に従いましょう。

もしかすると、相手の社内で、関係者に転送されるかもしれないのですから、友達気分でメールを書くようなことはやめておいた方が得策です。

なお、メールには「テキスト形式」と「HTML形式」がありますが、ビジネスメールは基本的に「テキスト形式」を使用するべきです。

「HTML形式」は色をつけることができたりしますが、会社によってはウイルス対策などでHTMLメールを禁止にしているところもありますし、メーラーソフトによっては文字化けしてしまう可能性もあるからです。

ビジネスメールの書き出しや挨拶

ビジネスメールは要件を簡潔に書くことがポイントです。

手紙であれば書き出しは「拝啓　新緑の美しい季節となりましたが、○○様におかれましては・・・」などという風になるのでしょうが、ビジネスメールは心を込めて書く手紙とはことなりますので、このような時候の挨拶などは不要です。

まず書き出しは「△△株式会社　○○様」とか、「○○管理委員　各位」とか、このメールで用件を伝えたい相手を明確にしましょう。

ＣＣで他の関係者にもメールを見てもらう場合は、

TO：○○様

CC：△△様

というような書き方で、主として読んで欲しい相手と、参考までに見ておいてという相手を明示しましょう。

挨拶も失礼にならない程度に簡単で良いです。

「いつもお世話になっております、株式会社ＸＸの○○です。」という程度で十分です。

また、複数の用件をごちゃごちゃと書き綴るのは良くない書き方です。

相手に理解されなかったり、見落とされたりする可能性があります。

複数の用件は箇条書きにするか、それでもゴチャゴチャする場合は、別のメールに分けるなど、相手を混乱させない工夫をしましょう。

どうしても長文になってしまう用件であれば、「少し長文になってしまいますが、重要な点ですので書かせていただきます」などと、エクスキューズをつけておくと良いでしょう。

最後に添付ファイルについて。

メールにファイルを添付して送る場合は、ファイルの容量に気を使いましょう。

会社によっては1通のメールごとに容量制限がされていて、エラーになってメールが届かない場合があります。

容量が多い場合や、複数のファイルを送る場合は、zip形式などに圧縮して送りましょう。

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